Sales Admin: Mô tả công việc và tiềm năng phát triển

0

Sale Admin là gì?

Sale Admin hay đầy đủ hơn là Sale Administrator (SA) chính là nhân viên thư ký phòng kinh doanh, người hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh của bộ phận. Nhân viên Sale Admin thường làm việc và báo cáo trực tiếp các vấn đề về kinh doanh, doanh số cho trưởng bộ phận Sales.

Đây là một vị trí quan trọng trong bộ phận kinh doanh của các công ty, doanh nghiệp hiện nay.sales-admin (1)

Công việc của Sale Admin là làm gì?

Tùy theo quy mô và loại hình kinh doanh của công ty mà người nhân viên SA sẽ được phân chia công việc và có trách nhiệm khác nhau với quyền hạn nhất định. Nhưng nhìn chung, nhân viên ở vị trí này có trách nhiệm sau:

  • Hỗ trợ trưởng bộ phận, các nhân viên sales khác lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Đồng thời theo dõi, xử lý các tình huống phát sinh, báo cáo kịp thời đến các cấp lãnh đạo.
  • Chuẩn bị, soạn thảo, xử lý các văn bản và giấy tờ, hồ sơ, hợp đổng, thư từ… của khách hàng cũng như bộ phận.
  • Tiếp nhận các thông tin, cập nhật dữ liệu, tình hình hoạt động của bộ phận một cách chính xác và đầy đủ.
  • Là người phụ trách liên hệ với các nhà cung ứng, đối tác, khách hàng; trực tiếp hỗ trợ khách hàng trong các hoạt động kinh doanh.
  • Quản lý, nhắc nhở nhân viên ở bộ phận kinh doanh làm việc đúng trình độ đồng thời tham gia lên kế hoạch, xây dựng chiến lược kinh doanh cho công ty.
  • Tìm kiếm và tư vấn những dịch vụ phù hợp với khách hàng, từ đó thuyết phục và khiến họ tin tưởng sử dụng sản phẩm của công ty.
  • Thiết lập, giữ vai trò quan trọng trong cuộc hẹn giữa nhân viên sales và khách hàng tiềm năng
  • Chăm sóc khách hàng, quản lý và thu thập những phản hồi của họ để giải quyết một cách phù hợp, thiết thực nhất. Trường hợp nếu việc này vượt quá thẩm quyền của thư ký kinh doanh thì phải trình lên cấp trên.
  • Sale admin phối hợp với bộ phận kinh doanh để chăm sóc khách hàng, xử lý mọi yêu cầu, thắc mắc hay khiếu nại để khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và có xu hướng quay lại dùng sản phẩm của công ty cao nhất.
  • Thực hiện một số công việc hỗ trợ khác cho phòng kinh doanh nếu có sự chỉ đạo của cấp trên.sales-admin (2)

Kỹ năng của Sale Admin

1. Kiến thức đa dạng

Sale admin là công việc đòi hỏi rất nhiều kĩ năng tổng hợp từ kinh tế, kinh doanh, marketing đến truyền thông. Những kiến thức về kinh tế là nền tảng để phát triển những kĩ năng kinh doanh. Marketing là cầu nối giữa sản phẩm với khách hàng, qua việc truyền thông để truyền tải tới khách hàng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố hình thành nền tảng chuyên môn vững chắc cho một sale admin.

2. Ham hỏi hỏi và trau dồi kiến thức

Ai cũng biết rằng lí thuyết có mối liên hệ mật thiết với thực tế. Nhưng làm thế nào để không rơi vào lí thuyết suông thì sale admin cần có sự linh hoạt để có thể áp dụng những kiến thức ấy vào thực tiễn của doanh nghiệp, đồng thời trau dồi kĩ năng về lĩnh vực chuyên môn để đạt được hiệu quả cao trong công việc.

3. Kĩ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả luôn được xem là yếu tố then chốt đối với sự phát triển toàn diện của một người. Vì vậy, nghệ thuật giao tiếp – hiểu người và làm cho người khác hiểu mình – là một trong những kỹ năng quan trọng cần phải rèn luyện để trở thành sale admin. Đây là công việc có đặc thù là gặp gỡ khách hàng thường xuyên, không chỉ khách hàng mà còn đồng nghiệp trong cùng bộ phận và đồng nghiệp ở các bộ phận khác. Giao tiếp hiệu quả mới có thể dẫn tới đàm phán kí kết hợp đồng hoặc thương lượng với đối tác để có thể cân bằng lợi ích, đem đến lợi ích cho doanh nghiệp mình.

4. Kĩ năng làm việc nhóm

“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao.”. Kĩ năng làm việc nhóm là những cách thức khiến nhiều người cùng thực hiện tốt một nhiệm vụ và hướng đến mục tiêu chung. Sale admin cần có kĩ năng làm việc nhóm hiệu quả để phối hợp được với các phòng ban khác giúp cho công việc thông suốt hơn. Một tập thể phối hợp công việc ăn ý với nhau sẽ tạo nên sự nhịp nhàng trong công việc.sales-admin (1)

Cơ hội thăng tiến của Sale Admin

Công việc của SA ban đầu có thể sẽ làm bạn bị choáng ngộp nhưng nếu bạn cần chủ động sắp xếp hợp lý thì bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng làm quen với công việc. Bên cạnh đó, sau một thời gian tích luỹ kinh nghiệm làm việc ở vị trí này bạn hoàn toàn có thể phấn đấu phát triển lên các cấp bậc cao hơn trở thành người điều hành, giám sát hay xa hơn là Giám đốc kinh doanh của công ty.

Công việc ở vị trí SA không những mang lại cho bạn một thu nhập ở mức cao mà còn giúp các bạn hoàn thiện về khả năng Sales mà còn là các kỹ năng quản lý, sắp xếp, điều hành.

Khi bạn lựa chọn điểm khởi đầu cho sự nghiệp của mình, một trong những yếu tố đem lại cho bạn động lực gắn bó với công việc ấy chính là triển vọng thăng tiến.

Những thuận lợi và khó khăn của nghề sale admin

1. Thuận lợi

Mở ra cho bạn cơ hội phát triển bản thân toàn diện, rèn luyện được rất nhiều kỹ năng như: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng xử lý từ chối, kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng. Đây là môi trường tuyệt vời để bạn rèn luyện và phát triển bản thân.

Mang lại cho bạn một nguồn thu nhập cao, ngoài khoản lương cố định, bạn còn được hưởng thêm số phần trăm hoa hồng từ doanh số bạn đạt được.

2. Khó khăn

  • Áp lực doanh số
  • Áp lực về công nợ
  • Áp lực vì những khách hàng khó tính
  • Áp lực vì thiếu sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan
  • Áp lực do chính mình tạo ra.

Làm thế nào để vượt qua những khó khăn của nghề sale admin?

Nghề sale admin không hẳn là có quá nhiều thách thức như chúng ta nghĩ. Công việc của sale admin đừng chỉ để ý đến doanh số, mà hãy thay từ doanh số thành con số. Con số ở đây là con số hành động đúng theo quy trình của ngành mà bạn đang kinh doanh. Bạn đo con số đó càng nhiều thì doanh số sẽ theo sau. Bạn đừng lo đến lợi nhuận, hãy thay vào đó là kĩ năng và sự chuẩn bị cho những so sánh cạnh tranh.

1. Vượt qua áp lực doanh số

Bạn hãy nghĩ đó là điều đương nhiên, cứ làm hết sức mọi thứ còn lại sẽ đến. (Doanh số của 1 sale admin là kết quả của một chiến lược lớn và sự phối hợp từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất), không phải của riêng mình.

2. Vượt qua áp lực về công nợ

Hãy kiểm soát nó trong định mức cho phép. Bên cạnh đó công nợ là một điều hiển nhiên và nhiệm vụ vai trò của mình là kiểm soát công nợ chứ để đảm bảo công nợ luôn luôn sạch và bằng 0 thì hầu như là điều không thể.

3. Làm hài lòng những khách hàng khó tính

Hãy luôn tôn trọng và lắng nghe khách hàng. Điều mà bạn cần thể hiện là sự am hiểu, trung thực và thấu cảm, không nên đổ lỗi cho khách hàng hay thể hiện sự tức giận, bối rối. Tìm hiểu rõ nguyên nhân và làm sáng tỏ mọi thắc mắc của khách hàng. Và đừng quên nở nụ cười và nói lời cảm ơn tới họ, đây là một cách tốt để lấy lòng khách hàng và duy trì mối quan hệ làm ăn với họ.

4. Vượt qua áp lực vì thiếu sự hỗ trợ của các bộ phận liên quan

Bạn phải xây dựng quan hệ tốt với nội bộ công ty. Thể hiện sự tôn trọng và biết ơn với đồng nghiệp thì sẽ không còn áp lực nữa. Và nếu được thì nhường họ một bước để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hãy luôn nhớ mình là người ăn lương theo doanh số.

5. Vượt qua áp lực do chính mình tạo ra

Đây là áp lực lớn nhất mà nguồn gốc xuất phát là từ sự sợ hãi của chúng ta (không đạt doanh số, không bán được hàng, không giải quyết được vấn đề của khách hàng,…). Do đó bạn nên nhìn mọi việc theo một cách khách quan, cái gì không thể thì chấp nhận, còn không thì sẽ cố gắng giải quyết. Luôn giữ tâm bình thản để tránh rơi vào stress vì công việc.

Những mô tả công việc của sale admin ở một số ngành nghề hot hiện nay

1. Bất động sản

  • Giới thiệu, tư vấn, hướng dẫn khách hàng tham quan dự án.
  • Thực hiện giao dịch và hỗ trợ khách hàng theo dõi tiến độ thanh toán.
  • Chăm sóc khách hàng sau khi có giao dịch.
  • Liên tục cập nhật nâng cao kiến thức về sản phẩm, thị trường, đối thủ.

2. Bảo hiểm nhân thọ

  • Làm báo giá, chuẩn bị những hồ sơ liên quan của phòng Marketing & tuân thủ hướng dẫn của phòng Nghiệp vụ;
  • Tính phí bảo hiểm & làm sửa đổi bổ sung dựa vào thông tin được cung cấp bởi đội ngũ nhân viên kinh doanh;
  • Yêu cầu bộ phận Cấp đơn Bảo hiểm tiến hành cấp đơn, sửa đổi bổ sung & những chứng từ khác
  • Nhắc nhở khách hàng & quản lý/ cập nhật khai báo bảo hiểm hàng tháng;
  • Theo dõi công nợ của khách hàng;
  • Gửi chứng từ cho khách hàng & lưu hồ sơ.

3. Khách sạn – Nhà hàng

  • Hỗ trợ khách hàng khi khách hàng đến trực tiếp văn phòng đăng ký các dịch vụ của khách sạn và xử lý các vấn đề hợp đồng liên quan.
  • Theo dõi và thu thập phản hồi của khách hàng về các dịch vụ của khách sạn thông qua các trang mạng xã hội và diễn đàn chuyên ngành. Sau đó, trình lên các bộ phận cấp cao hơn để xin ý kiến hỗ trợ xử lý nếu vượt quá khả năng xử lý của bản thân.
  • Định kỳ chăm sóc, theo dõi sát sao các chương trình khuyến mãi, tặng quà, các ưu đãi, hỗ trợ khách hàng từ khách sạn để thông báo kịp thời cho khách hàng; nhắc nhở khách hàng gia hạn dịch vụ đúng thời hạn, tránh dịch vụ bị khóa khi đến ngày hết hạn; đồng thời, thường xuyên duy trì mối quan hệ với khách hàng.

4. Logistics & Chuỗi cung ứng

  • Nhận chứng từ của khách hàng, chuẩn bị chứng từ liên quan tới hoạt động thủ tục hải quan.
  • Lập chứng từ khai báo hải quan điện tử.
  • Thực hiện các hoạt động khai báo trên phần mềm hải quan.
  • Phối hợp cùng với các bộ phận và các đơn vị vận tải điều tiết phương tiện vận chuyển hàng hóa.
  • Báo giá thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa.
  • Giao dịch và liên hệ với các nhà cung cấp và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng.
  • Phối hợp với các phòng ban khác nhằm bảo đảm thông suốt công việc và báo cáo.
  • Cập nhật thông tin lô hàng kịp và tiến trình thông quan.
  • Hỗ trợ nhân viên hiện trường giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống, luật hải quan,….
  • Trực tiếp phối hợp làm việc, kiểm tra, giám sát nhà cung cấp hoàn thành các công việc được giao; theo dõi và xác nhận chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng.
  • Báo cáo cho trưởng nhóm, trưởng phòng các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan, các sự cố xảy ra trong quá trình làm việc.

5. Xuất nhập khẩu

  • Nhận PI, xác nhận lại thông tin với sales.
  • Nhận confirm ngày giao hàng từ kế hoạch/mua hàng.
  • Liên hệ hãng tàu check giá cước, lấy booking.
  • Chuyển DNXH có đầy đủ mã, số lượng và giá cho kế toán thuế để lấy tên hàng hải quan.
  • Khai báo trên phần mềm.
  • Chuẩn bị hồ sơ xin C/O gồm: Form CO, IV, PI, PL, định mức, giải trình xuất xứ theo định mức, quy trình sản xuất và hóa đơn, tờ khai, CO nhập khẩu cho từng vật tư, nguyên liệu của mỗi mã sản phẩm.
  • Khai C/O trên hệ thống của VCCI hoặc Bộ công thương.

6. Thương mại điện tử

  • Lập kế hoạch phát triển sản phẩm.
  • Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng.
  • Đàm phán, thương lượng hợp đồng.
  • Quản lý trưng bày sản phẩm trên website.
  • Thực hiện các báo cáo định kỳ về doanh số, theo dõi tồn kho nhà cung cấp…

Carmen

Lady in red. Tác giả là đứa con gái đời đầu 9x, sinh ra ở đất Sài Gòn ồn ào, hàng ngày vẫn băng qua những con đường khói bụi để mưu sinh, nhan sắc tầm thường, tài năng kém cỏi nên nỗi chỉ bán chữ dạo trong cõi đời này để lật lên những đau thương mà kiếm sống. Chọn cô đơn làm bạn, ân ái cùng sự điên cuồng của tâm hồn để vẽ nên những trái tim bằng máu chính mình trong màn đêm.