Trong bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch trước khi tiến hành thực thi.
Một trong những hoạt động quan trọng nhất của doanh nghiệp cũng vậy. Chính là hoạt động kinh doanh. Đối với hoạt động kinh doanh thì việc lập kế hoạch càng cần được quan tâm hơn.
Bởi khi quyết định sai thì chúng ta cũng phần nào dự báo được kết quả kinh doanh sẽ ra sao rồi nhỉ!
Lập kế hoạch là một phần quan trọng nhưng việc triển khai từ kế hoạch thành các hoạt động thực tế cũng là một yếu tố quyết định đến kết quả.
Khi bạn có kế hoạch tốt nhưng không có cách triển khai phù hợp thì cũng không mang lại kết quả như mong muốn.
Chính vì thế, mà chúng ta cần một quy trình liên kết chặt chẽ các bước trong hoạt động kinh doanh. Quy trình này bao gồm cả việc lập kế hoạch, các bước chuẩn bị và việc thực thi. Quy trình này là một chuỗi khép kín và tạo ra một vòng quay động lực để thúc đẩy việc kinh doanh phát triển.
Quy trình giúp cho các nhân viên và quản lý có thể theo dõi các hạng mục công việc một cách rõ ràng, rành mạch và không xảy ra các thiếu sót gây ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Đồng thời, điểm kết thúc của một chu kỳ là điểm bắt đầu của một chu kỳ mới (tại điểm A sẽ thành A1, A2,…). Từ đó, giúp doanh nghiệp có được những bài học kinh nghiệm, có thể kế thừa những thành quả đã được tạo ra ở các chu kỳ trước đó (doanh thu, lợi nhuận, nhận diện thương hiệu,…).
Ở mỗi bước trong quy trình, sẽ có sự tham gia của các nhân sự khác nhau với những vai trò khác nhau (thực thi, quyết định, cố vấn) để doanh nghiệp có một quy trình hoàn chỉnh.
Bên cạnh đó, theo thời gian, quy trình này sẽ có sự thay đổi để phù hợp với mô hình doanh nghiệp, cơ cấu quản lý, sự phân quyền,…
Ở mục này, Châu Carmen gợi ý một phương pháp mà theo kinh nghiệm cá nhân là hiệu quả trong thực thi các dự án.
Responsibility Assignment Matrix template là một phương pháp giúp doanh nghiệp có thể làm rõ trách nhiệm/vai trò của từng nhân sự trong hoạt động kinh doanh/dự án.
Responsible (R): Người hoàn thành nhiệm vụ/hạng mục
Accountable (A): Người phê duyệt và đảm bảo nhiệm vụ/hạng mục được hoàn thành
Consulted (C): Người đưa ra các thông tin, tư vấn về các quyết định, nhiệm vụ/hạng mục
Informed (I): Người nhận báo cáo suốt quá trình thực hiện cho đến khi hoàn thành
Khi áp dụng RAM vào quy trình, thì chúng ta sẽ có một bảng như sau (ảnh).
Khi kết hợp giữa quy trình và có sự phân bổ trách nhiệm rõ ràng của từng thành viên tham gia, các thành viên sẽ hiểu rõ trách nhiệm và vai trò của bản thân đối với hoạt động kinh doanh/dự án của doanh nghiệp hơn.
Điều này giúp các thành viên có sự phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc, đảm bảo kết quả cuối cùng.
Châu Carmen – Senior Business Development Manager
